Distansarbete

Här kan du läsa om distansarbete, ett av många sätt att effektivt organisera företagets verksamhet. Vi har valt att använda ordet ”huvudkontor” även om det inte finns något sådant på företaget.

Definition

Med distansarbete avser vi ett arbete som traditionellt skulle ha utförts på den ordinarie arbetsplatsen, men som med modern teknik utförs i bostaden. Hemarbete i betydelsen att montering av detaljer och dylikt sker i hemmet räknas inte hit.

Några aspekter på distansarbete

Företagets verksamhet kan bedrivas effektivare genom att organisationen blir flexiblare och att vissa arbetsuppgifter kan ske ostört och under eget ansvar.

  • Kostnader för kontorslokaler minskar.   
  • Företag med distansarbete kan upplevas som attraktivt genom att tid och kostnader för resor minskar för den anställde.   
  • Företaget måste uppmärksamma vissa arbetsmiljöförhållanden och sociala förhållanden. 

Att tänka på vid distansarbete

Innan företaget börjar tillämpa distansarbete är det lämpligt att i företagsledningen fastställa en policy och riktlinjer för distansarbete. Därutöver bör en noggrann genomgång göras av vad som är speciellt i det enskilda fallet jämfört med att arbetet sker på den ordinarie arbetsplatsen. Därefter regleras de speciella frågorna innan distansarbetet påbörjas.

Att arbeta ensam kan upplevas som socialt isolerande. Detta kan undvikas genom att arbetet organiseras så att distansarbetaren utför vissa uppgifter eller arbetar vissa bestämda veckodagar på huvudkontoret. Distansarbetaren blir då uppdaterad på utvecklingen i företaget och den sociala kontakten med arbetskamrater och chef går inte förlorad.

Vi rekommenderar att en skriftlig överenskommelse tecknas med den som ska arbeta på distans.

Kollektivavtal och lagregler

Lagen om anställningsskydd (LAS), medbestämmandelagen (MBL) och förtroendemannalagen (FML) gäller även vid distansarbete.
Kollektivavtalens regler om allmänna villkor gäller i tillämpliga delar.

Arbetstid

Kollektivavtalens olika arbetstidsbestämmelser/skyddsbestämmelser gäller vanligtvis inte. I Arbetstidsavtalet för tjänstemän vinns ett direkt undantag för arbete som tjänsteman utför i hemmet. Vad som ska gälla i fråga om arbetstid bör dock klarläggas i överenskommelsen om distansarbete.

Övertid

Vid distansarbete bör överenskommelse träffas om undantag från rätten till övertidsersättning. Om företaget ändå väljer att utge övertidsersättning bör förutsättningarna för detta preciseras.

Semester

Om arbetstagaren inte utför allt sitt arbete i bostaden utan gör en del av det på den ordinarie arbetsplatsen, så gäller normalt semesterlagens vanliga regler liksom semesterbestämmelserna i kollektivavtalen.

I vissa fall gäller dock inte de vanliga semesterreglerna om ledighet utan arbetstagaren ska istället erhålla 12 procent av lönen som särskild semesterlön. Det gäller arbetstagare som ”utför arbetet i sitt hem eller annars under sådana förhållanden att det icke kan anses tillkomma arbetsgivaren att vaka över arbetets anordnande”.

Det bör anges i överenskommelsen om arbetstagaren har sedvanlig semester eller ej.

Driftsenhet vid turordning enligt LAS

Turordning enligt lagen om anställningsskydd fastställs utifrån den driftenhet där arbetstagaren utför sitt arbete.

En arbetstagare som arbetare på distans på deltid kommer då att tillhöra den turordningskrets där denne har sin fasta arbetsplats.

En arbetstagare som arbetare på distans på heltid och arbetar från sitt hem (enmanskontor) så kan hemmet vara en egen turordningskrets. Lagtexten anger dock att:” Enbart den omständigheten att en arbetstagare har sin arbetsplats i sin bostad medför inte att den arbetsplatsen utgör en driftsenhet”. För att avgöra för vilken driftsenhet som arbetstagaren tillhör måste hänsyn också tas till vilken organisatorisk enhet arbetstagaren tillhör, om arbetstagare har en fast arbetsplats, rapporterar regelbundet, hämtar och lämnar material på en annan driftsenhet så kan arbetstagare i vissa fall placeras in i turordning på denna driftsenhet. Bedömning måste göras från fall till fall. Kontakta IKEM för rådgivning.

Arbetsmiljö

Arbetsmiljölagen är tillämplig även på distansarbete. Huvudansvaret för arbetsmiljön vid distansarbete ligger således på arbetsgivaren.

Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsplatsen i bostaden är lämplig från arbetsmiljösynpunkt och att utrustning och material används under förhållanden som ger betryggande säkerhet. Viktigt är också att arbetsgivaren ger tillräckliga instruktioner om hur utrustningen ska användas och hur man ska bete sig vid störningar av olika slag.

Det är också viktigt att arbetsgivaren tar hänsyn till vilken psykosocial arbetsmiljö distansarbetet medför. Av arbetsmiljölagen följer att arbetet i möjligaste mån bör ge variation, social kontakt och samarbete.

Arbetsgivaren bör tillse att kontakten med arbetsplatsen upprätthålls. Därför kan distansarbetet om möjligt kompletteras med andra arbetsformer eller med återkommande obligatoriska möten med chef och arbetskamrater.

Vi rekommenderar att tillgängligheten under distansarbetet överenskommes med närmaste chef.

De insatser som krävs för att iordningställa en arbetsplats i bostaden ska självklart ställas i relation till i vilken omfattning arbetet sker i bostaden, vilka möjligheter det finns att vidta åtgärder i arbetsmiljön och vad som är ekonomiskt rimligt.

I fråga om arbete som utförs i bostaden gör Arbetsmiljöverket inspektion endast på begäran av arbetsgivare, arbetstagare eller om det finns någon särskild anledning till inspektion. Några rutinmässiga inspektioner i bostaden sker således inte.

Ledarskap

Arbetsformen innebär förändringar i den traditionella chefsrollen. Det bör särskilt uppmärksammas att arbete på distans är en arbetsform som kräver tydliga mål, regler och uppföljning av resultat. Distansarbete förutsätter en tydlig fördelning av arbetsuppgifter, befogenheter och resurser till arbetstagaren. Chefen måste sätta mål och kontinuerligt följa upp målen. Medarbetaren tar ansvar för att uppfylla målen.

Skattelagstiftning

Ur arbetsgivarens perspektiv förändras inte den skatterättsliga situationen vid distansarbete. Arbetsgivaren har skyldighet att göra preliminärt skatteavdrag och att betala in sociala avgifter.

Hjälpmedel, utrustning

Om arbetsgivaren låter installera utrustning i bostaden bör äganderätten till denna skriftligen bekräftas (ev märkas). Om den anställdes lokaler och/eller utrustning används bör ersättningsfrågorna vara klara. Det privata användandet av företagets utrustning bör också vara klarlagt.

Försäkringar

Alla tillämpliga avtalsenliga försäkringar gäller även vid distansarbete.

Lagen om arbetsskadeförsäkring omfattar alla som förvärvsarbetar oberoende av var arbetet utförs.

Beträffande utrustning och material som förvaras i arbetstagarens hem kan en komplettering av arbetsgivarens försäkring vara nödvändig.